Anfragen erfassen und zuordnen
Anfragen kommen über Formular, E-Mail, Telefon und Messenger und liegen danach in vier Postfächern. Linkquay baut daraus einen Eingang: Jede Anfrage wird erfasst, einer Person zugeordnet und mit einer Frist versehen, umgesetzt mit n8n (Automatisierungsplattform). Gedacht ist das für Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitenden, bei denen mehrere Personen Anfragen entgegennehmen, etwa im Handwerk, im Detailhandel und in der Immobilienverwaltung.
Kostenloses ErstgesprächDas kennen Sie vermutlich
Vier Kanäle, kein gemeinsamer Stand
Formular, E-Mail, Telefon und Messenger laufen nebeneinander. Wer welche Anfrage bearbeitet, weiss nur, wer gerade danebensteht.
Nachfassen passiert oder eben nicht
Eine Anfrage ohne Frist wird bearbeitet, wenn Zeit ist. In der Praxis heisst das: die lauteste zuerst, die älteste gar nicht.
Was der Ablauf tut
Eine Anfrage wird beim Eingang erfasst, egal woher sie kommt. Aus dem Formular auf der Website läuft sie direkt in die Erfassung; eine E-Mail wird ausgelesen; ein Anruf wird über eine kurze Notiz erfasst, die dieselben Felder trägt. Danach steht jede Anfrage mit Absender, Anliegen, Zuständigkeit und Frist an einer Stelle.
Was das ändert, merkt man an der Frage "haben wir dem geantwortet?". Sie lässt sich beantworten, ohne dass jemand drei Postfächer öffnet.
Wie wir das bauen
Der Einstieg ist immer ein Kanal, nicht alle vier. Meist ist es das Formular, weil es die saubersten Daten liefert und weil sich daran zeigt, ob die Felder stimmen. Erst wenn das läuft, kommen E-Mail und Telefon dazu.
Umgesetzt wird das über unsere Leistung AI Automation. Die Website liefert das Formular; wo sie dafür nicht taugt, gehört sie in Website & Entwicklung.
Woran der Aufwand hängt
Am Zielsystem. Läuft die Erfassung in ein System mit Schnittstelle, ist der Ablauf in zwei bis drei Wochen fertig. Hängt daran eine Branchensoftware ohne öffentliche Schnittstelle, kommt eine eigene Anbindung dazu, und der Aufwand verdoppelt sich.
Wer laufend automatisiert, bündelt das über die Flatrate; dort fallen nur für neue Grossvorhaben noch Setup-Gebühren an.
Für welche Betriebe das typisch ist
Am häufigsten bauen wir das für Handwerksbetriebe, bei denen Anfragen im Büro, auf der Baustelle und über das Handy des Inhabers ankommen. Ebenso oft für Immobilienverwaltungen mit mehreren Objekten und für Detailhandelsbetriebe, die neben dem Laden auch online beraten. Gemeinsam ist diesen Betrieben nicht die Branche, sondern die Lage: mehr als zwei Personen nehmen Anfragen entgegen, und niemand hat den Überblick über alle.
Ab etwa dreissig Anfragen pro Woche rechnet sich der Ablauf innerhalb weniger Monate. Darunter lohnt sich meist erst der zweite Schritt, die Vorbereitung der Offerte.
Wie es weitergeht
Im Erstgespräch von 30 Minuten schauen wir uns an, über welche Kanäle Anfragen heute eingehen und wo sie liegen bleiben. Danach wissen Sie, mit welchem Kanal der Einstieg am meisten bringt und was er kostet.
Leistungen, die das umsetzen
Fragen dazu
Wo klemmt es bei Ihnen?
Wir schauen uns Ihre Abläufe an und sagen, welcher Schritt zuerst etwas bringt. Ohne Kosten und ohne Verpflichtung.
Kostenloses Erstgespräch