Dokumente ablegen und Fristen überwachen
Unterlagen kommen als PDF, Foto oder Papier und werden von Hand einsortiert; die zugehörige Frist steht in einer Excel, die eine Person pflegt. Linkquay baut den Ablauf, der Dokumente ausliest, ablegt und die Frist im System hinterlegt, mit einer Erinnerung, bevor sie abläuft. Typisch ist das für Treuhandbüros, Kanzleien und Finanzberatungen mit 5 bis 30 Mitarbeitenden. Die Daten bleiben dabei in der Schweiz.
Kostenloses ErstgesprächDas kennen Sie vermutlich
Die Fristenkontrolle hängt an einer Person
Solange sie da ist, funktioniert die Excel. Wenn sie in den Ferien ist, weiss niemand, welche Frist als Nächstes fällt.
Ablegen kostet mehr Zeit als lesen
Ein Dokument ist in zwei Minuten gelesen und in fünf abgelegt, weil Mandant, Jahr und Art von Hand zusammengesucht werden.
Was der Ablauf tut
Ein eingehendes Dokument wird gelesen, eingeordnet und abgelegt: Wer schickt es, worum geht es, zu welchem Mandat gehört es, welche Frist hängt daran. Was das System nicht sicher erkennt, landet in einer Prüfliste statt im Archiv. Fristen werden im Kalender hinterlegt und melden sich, bevor sie fällig sind.
Sicherheit und Daten
Mandantenunterlagen verlassen die Schweiz nicht. Die Verarbeitung läuft über gehostete Instanzen bei einem Schweizer Anbieter, siehe Managed Hosting. Wo eine KI Dokumente liest, wird das Modell so betrieben, dass mit den Inhalten nicht trainiert wird.
Nachvollziehbarkeit ist hier kein Zusatz, sondern Bedingung: Zu jedem abgelegten Dokument steht, wann es einging, was erkannt wurde und wer freigegeben hat.
Woran der Aufwand hängt
An der Zahl der Dokumentarten. Fünf wiederkehrende Arten sind in wenigen Wochen abgedeckt, dreissig nicht. Sinnvoll ist deshalb, mit den zwei Arten zu beginnen, die den grössten Teil des Volumens ausmachen. Welche das sind, klärt KI-Consulting in einer Prozessaufnahme.
Für welche Betriebe das typisch ist
Treuhandbüros mit 5 bis 30 Mitarbeitenden, Anwaltskanzleien und Finanzberatungen. Bei einem Treuhandbüro im Tessin lief die Fristenkontrolle über eine Excel, die eine Mitarbeiterin führte; die Umstellung begann mit zwei Dokumentarten und deckte damit rund siebzig Prozent des Eingangs ab.
Ebenfalls häufig sind Versicherungsbroker, bei denen Policen, Schadenmeldungen und Kündigungsfristen zusammenlaufen. Die Anforderungen sind dieselben: Nachvollziehbarkeit, Datenstandort Schweiz und ein Prüfschritt vor der Ablage.
Wie es weitergeht
Der Einstieg ist eine Prozessaufnahme von einem halben Tag. Danach steht auf Papier, welche Dokumentarten wie oft eingehen, welche Fristen daran hängen und mit welchen zwei Arten der Ausbau beginnt.
Typische Fehler
Der häufigste ist die Erwartung, dass jedes Dokument automatisch richtig einsortiert wird. Das gelingt bei den wiederkehrenden Arten und misslingt bei den Ausnahmen, und genau deshalb gibt es die Prüfliste. Wer sie wegdiskutiert, holt sich Fehler in die Ablage, die niemand mehr findet.
Der zweite ist, die Fristen aus der Excel nicht zu übernehmen, sondern parallel weiterzuführen. Zwei Quellen für dieselbe Frist sind schlechter als eine, auch wenn die eine automatisiert ist.
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