Termine vergeben und Rückfragen beantworten
Terminwünsche und immer gleiche Fragen binden am Telefon Zeit, die an der Theke oder im Behandlungszimmer fehlt. Linkquay baut die Terminvergabe und die Beantwortung wiederkehrender Fragen so, dass beides ohne Anruf funktioniert, angebunden an das bestehende System. Typisch ist das für Arztpraxen, Fitness- und Wellnessbetriebe und die Gastronomie. Was Beratung ist, geht weiterhin an einen Menschen.
Kostenloses ErstgesprächDas kennen Sie vermutlich
Das Telefon unterbricht die Arbeit
Jeder Anruf kostet mehr als seine Dauer, weil danach jemand zurück in den Vorgang finden muss, der unterbrochen wurde.
Dieselben zehn Fragen
Öffnungszeiten, Parkplätze, Mitbringen, Absagefristen. Zehn Fragen machen den grössten Teil der Anrufe aus und stehen alle auf der Website.
Was der Ablauf tut
Ein Terminwunsch kommt über die Website oder den Chat, prüft die freien Zeiten im bestehenden System und bestätigt. Absagen und Verschiebungen laufen denselben Weg. Wiederkehrende Fragen beantwortet ein Assistent aus den Inhalten, die Sie ohnehin gepflegt haben.
Wo die Grenze liegt
Der Ablauf beantwortet organisatorische Fragen und vergibt Termine. Er beurteilt nicht, wie dringend ein Anliegen ist, und er berät nicht. Alles, was in diese Richtung geht, wird als solches erkannt und an eine Person übergeben, mit dem bisherigen Verlauf.
Diese Grenze ist der Grund, warum der Ablauf in einer Praxis überhaupt zulässig ist, und sie wird schriftlich festgehalten, bevor gebaut wird.
Wie wir das bauen
Die Anbindung an das bestehende Termin- oder Reservationssystem entscheidet über den Aufwand. Wo eine Schnittstelle existiert, ist der Ablauf in zwei bis vier Wochen fertig; wo nicht, prüfen wir zuerst, ob ein Wechsel günstiger ist als eine eigene Anbindung. Umgesetzt wird das über AI Automation, die Oberfläche dazu über Website & Entwicklung.
Für welche Betriebe das typisch ist
Arztpraxen und Therapiepraxen, Fitness- und Wellnessbetriebe, Gastronomie mit Reservationen. Was sie verbindet, ist ein Telefon, das während der Arbeit klingelt, und ein Anteil an Anrufen, der nichts mit Beratung zu tun hat.
In der Praxis liegt dieser Anteil zwischen fünfzig und siebzig Prozent. Er verschwindet nicht ganz, aber er lässt sich soweit verschieben, dass die verbleibenden Anrufe die sind, für die es einen Menschen braucht.
Wie es weitergeht
Wir zählen mit Ihnen eine Woche lang, welche Anliegen am Telefon ankommen. Aus dieser Liste ergibt sich, was der Ablauf übernehmen kann und wo die Grenze zur Beratung liegt.
Typische Fehler
Der häufigste ist ein Assistent ohne gepflegte Inhalte. Wer Öffnungszeiten, Absagefristen und Anfahrt nirgends geschrieben hat, bekommt Antworten, die geraten sind. Die Inhalte zu schreiben ist der eigentliche Aufwand, nicht die Technik.
Der zweite ist eine unklare Übergabe. Wenn ein Anliegen an einen Menschen geht, muss der Verlauf mitkommen, sonst erzählt der Anrufer alles zweimal und ist danach unzufriedener als vorher.
Leistungen, die das umsetzen
Fragen dazu
Wo klemmt es bei Ihnen?
Wir schauen uns Ihre Abläufe an und sagen, welcher Schritt zuerst etwas bringt. Ohne Kosten und ohne Verpflichtung.
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